Auswirkungen der EU-Mehrwertsteuer-Reform für Onlinehändler und erste Erfahrungen

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Die Auswirkungen der EU-Mehrwertsteuer-Reform seit dem 01.07.2021 für Onlinehändler sind komplex, aber beherrschbar. Im Interview mit Taxdoo beleuchtet und bewertet Lengow die konkreten Anforderungen für die Steuerpflichten insbesondere durch Einführung der OSS- und IOSS-Verfahren, den Wegfall lokaler Lieferschwellen und die Beibehaltung der lokalen Registrierungs- und Meldepflichten für ausländische Lagerstätten. Händler erhalten Einblicke in die ersten Erfahrungen mit den neuen Regelungen und Tipps.

1/ Im Juli 2021 wurden EU-weit neue Umsatzsteuerregeln für den E-Commerce implementiert. Was hat sich geändert?

Mit dem Inkrafttreten der 2. Stufe des Mehrwertsteuer-Digitalpaket oder auch „VAT E-Commerce Package“ sind umfassende umsatzsteuerliche Änderungen für den Onlinehandel in der gesamten EU umgesetzt worden. Diese Reform hat weitreichende Auswirkungen auf alle Onlinehändler, die ihre Waren innerhalb der EU grenzüberschreitend an Privatkunden vertreiben.

Seit der Umsetzung der Neuregelungen wird für Fernverkäufe, also grenzüberschreitende Lieferungen an Privatpersonen innerhalb der EU, bereits ab geringen Umsätzen eine Steuerpflicht im EU-Ausland begründet. Bisher galten dafür Ausnahmen bis zu einer nationalen Lieferschwelle, die von jedem EU-Land selbst in einem bestimmten Rahmen festgelegt werden konnte und pro Land galt.

Mit der Reform wurde nun ein gemeinsamer Schwellenwert für alle EU-Mitgliedstaaten von insgesamt 10.000 Euro (netto) festgelegt.

Das bedeutet: Sobald die neue Lieferschwelle überschritten ist, muss eine Versteuerung in dem jeweiligen EU-Zielland ab dem ersten Paket erfolgen. Aufgrund der geringen Höhe der EU-weiten Lieferschwelle bedeutet dies daher für den größten Teil der Onlinehändler eine Steuerpflicht in zahlreichen EU-Staaten.

Um den Meldeprozess für Onlinehändler zu vereinfachen, wurde der sogenannte One-Stop-Shop (OSS) geschaffen. Für grenzüberschreitende Lieferungen an Privatpersonen in der EU, wird so eine zentrale Meldung bei einer Anlaufstelle ermöglicht.

Unternehmen können sich bei der zuständigen Stelle in ihrem Heimatland registrieren und eine einheitliche Meldung für alle im EU-Ausland steuerbaren Fernverkäufe abgeben. Außerdem erfolgt die Zahlung der Umsatzsteuer ebenfalls an diese einzige Anlaufstelle. In Deutschland ist hierfür beispielsweise das Bundeszentralamt für Steuern zuständig.

Durch die Einführung des OSS-Verfahrens wird vermieden, dass sich Onlinehändler in jedem einzelnen EU-Staat umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen.

2/ Eine zentrale Anlaufstelle für alle Meldungen grenzüberschreitender Fernverkäufe in der EU – das klingt, als würde für Onlinehändler künftig vieles einfacher werden. Wurde es denn auch wirklich einfacher?

Das war der Reformgedanke. Für einige Onlinehändler wird dies auch der Fall sein. Nehmen wir beispielsweise einen Einzelhändler, der seine Ware aufgrund der Pandemie jetzt auch über einen eigenen Webshop verkauft und zentral aus einem Land ins EU-Ausland liefert.

Diese Umsätze können künftig über das OSS-Verfahren gemeldet werden und somit kann der Onlinehändler seinen Steuerpflichten im EU-Ausland mit zeitlich und finanziell deutlich geringerem Aufwand nachkommen, als dies vor der Reform möglich war, denn bei Nutzung des One-Stop-Shop Verfahrens ist keine Registrierung mehr in den einzelnen Mitgliedstaaten notwendig.

Für diejenigen, die ihre Waren nicht zentral aus einem Land verschicken – und das trifft auf den überwiegenden Teil der Onlinehändler zu – ist es seit dem 01.07.2021 hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Abwicklung deutlich komplexer geworden.

3/ Inwiefern hat sich bei diesen Onlinehändlern die Komplexität erhöht?

Diese einfache Lieferstruktur entspricht heute nicht mehr dem Standard im E-Commerce. Viele Onlinehändler greifen inzwischen auf bestehende internationale Fulfillment-Strukturen von großen Marktplätzen wie z.B. Amazon zurück.

Hierdurch profitieren sie einerseits von zeitraubenden Tätigkeiten wie dem Verpacken und dem Versand der Produkte, der Rechnungsstellung, dem Kundenservice und sogar der Abwicklung von Retouren.

Andererseits können sie auf eine umfangreiche Warenlager-Struktur dieser Marktplätze zurückgreifen. Somit wird eine schnelle Lieferung gewährleistet, denn Verbraucher sind es heute gewohnt, dass Ware stets verfügbar ist.

Genau dieses marktgetriebene Erfordernis der Warenlagerung im Ausland wurde jedoch bei der Umsatzsteuerreform nicht berücksichtigt.

Denn um eine Umsatzsteuerbelastung bei der Verbringung der Ware in ein ausländisches Warenlager zu vermeiden, wird eine zum Zeitpunkt dieser Lieferung gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Ausland benötigt. Für den Onlinehändler ergibt sich aus der Warenlagerung im Ausland eine unmittelbare Pflicht zur Registrierung im EU-Ausland. Hierbei kann auch die Registrierung zum OSS-Verfahren keine Abhilfe schaffen, da über den One-Stop-Shop ausschließlich grenzüberschreitende B2C-Verkäufe deklariert werden können.

4/ Welche Konsequenzen hat das für die Onlinehändler konkret, die solche grenzüberschreitenden Fulfillmentstrukturen nutzen?

Neben der (sinnvollen) Registrierung zum OSS-Verfahren für grenzüberschreitende Lieferungen in alle EU-Länder müssen Onlinehändler nunmehr in einem weiteren Schritt überwachen, in welchen Ländern eine Warenlagerung stattfindet und somit eine umsatzsteuerliche Registrierung (weiterhin) erforderlich ist.

Die umsatzsteuerlichen Regeln zur Warenlagerung im EU-Ausland haben sich durch die Reform nicht verändert. Allerdings ergibt sich jetzt für Onlinehändler das Erfordernis, diese beiden Compliance-Stränge – also das OSS-Verfahren und die lokalen Meldungen – sauber zu trennen und Transaktionen im richtigen Verfahren zu melden.

Das kann mitunter sehr komplex werden, sodass hierfür ein automatisiertes Verfahren einzusetzen ist. Mittels Einsatzes von Software-Lösungen ist anhand der Transaktionsdaten eine Zuordnung der Umsätze zu dem jeweiligen Compliance-Strang vorzunehmen.

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5/ Gibt es noch weitere Herausforderungen, die sich aufgrund der Reform für Onlinehändler ergeben?

Unabhängig von der Nutzung des OSS-Verfahrens bringt die Absenkung der Lieferschwelle auf 10.000 Euro Hürden mit sich, die bisher nur im EU-Ausland registrierte Unternehmer betraf.

Alle Onlinehändler müssen viel früher eine Besteuerung im EU-Ausland vornehmen und sich dadurch auch mit den lokalen Vorschriften zum Steuersatz beschäftigen.

Da die EU-Länder hier sehr unterschiedliche Regelungen zu den Steuersätzen haben, ist das nicht immer einfach. Die unterschiedlichen Standard-Steuersätze lassen sich noch vergleichsweise einfach bestimmen, hier unterstützt z.B. auch das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern, über das die OSS-Meldung abgegeben wird.

Für bestimmte Produkte können die Länder aber reduzierte Steuersätze festlegen und einige Länder sehen dabei sogar mehrere ermäßigte Steuersätze vor. Onlinehändler müssen daher für jedes Produkt einzeln überprüfen, ob ein ermäßigter Steuersatz in einem bestimmten EU-Mitgliedstaat anwendbar ist.

6/ Welche Missverständnisse herrschen im Zusammenhang mit dem OSS-Verfahren noch vor und worauf müssen Onlinehändler bei der Abgabe der OSS-Meldungen achten?

Missverständnis # 1 Das OSS-Verfahren ist verpflichtend: Wir erleben häufig, dass Onlinehändler von einer verpflichtenden Abgabe der OSS-Meldung ausgehen. Das ist aber nicht der Fall. Die Anmeldung zum OSS-Verfahren ist optional und Onlinehändler können stattdessen auch weiterhin über die lokalen Meldungen ihre Fernverkäufe melden.

Missverständnis # 2 Manuelle Abgabe in Q3/2021: Eine Besonderheit dieser bedeutenden Steuerreform ist, dass die Finanzverwaltung die technischen Voraussetzungen zur Registrierung und Abgabe von Meldungen in dem neuen Besteuerungsverfahren schaffen musste.

Leider ist das OSS-Verfahren aus technologischer Sicht noch immer nicht ausgereift. Die Abgabe der ersten Meldung (Q3/2021) kann nicht automatisiert mittels Datenupload erfolgen, sondern muss in einem zeitaufwendigen Prozess manuell erfolgen.

Außerdem haben sich bereits die ersten technischen Bugs seitens des Bundeszentralamts für Steuern gezeigt, die eine erfolgreiche Abgabe der Meldung behindern.

Missverständnis # 3 Retouren: Grundsätzlich können Retouren auch über das OSS-Verfahren gemeldet werden. Eine der noch immer ungeklärten Fragen ist aber, ob das auch für Retouren gilt, die Lieferungen vor dem 1. Juli 2021 betreffen. Die ursprüngliche umsatzsteuerliche Meldung wurde in diesem Fall in einer lokalen Umsatzsteuermeldung vorgenommen.

Wenn zeitlich nachgelagerte Retouren in einer lokalen Umsatzsteuermeldung zu erfassen wären, würde dies aber für die Onlinehändler bedeuten, dass ihre Registrierung im Zweifelsfall noch über einen längeren Zeitraum aufrecht erhalten bleiben muss. Aus unserer Sicht entspräche dieses Vorgehen nicht dem Reformziel der vereinfachten Meldung über das OSS-Verfahren.

7/ Habt ihr abschließend noch Tipps für Onlinehändler?

Zunächst einmal, die Vorteile der Reform zu betrachten und für ihr Business anzuwenden. Für viele Onlinehändler lohnt sich die Anwendung des OSS- und ggf. auch des IOSS-Verfahrens und wird nach einem Anfangsaufwand auf Dauer zu zeitlicher und finanzieller Entlastung führen.

Entscheidend ist, dass die aktuellen Liefer- und Lagerstrukturen im Hinblick auf die Auswirkungen der Reform überprüft werden und ein Prozess für die künftige steuerliche Abwicklung geschaffen wird. Details und Tipps dazu sind im OSS Wissenspool von Taxdoo zu finden

Sofern nicht bereits geschehen, sollten Onlinehändler den Nutzen des OSS- und IOSS-Verfahrens überprüfen und sich gegebenenfalls hierfür registrieren. Zu beachten ist dabei, dass die Registrierung immer vor Beginn eines neuen Besteuerungszeitraums erfolgen muss. Für das OSS-Verfahren ist der Besteuerungszeitraum das Quartal, für das IOSS-Verfahren der Monat.

Bei der Nutzung eines Warenlagers im EU-Ausland sollte unter Einsatz einer automatisierten Lösung ein Prozess sichergestellt sein, durch den die Trennung der jeweiligen Transaktionen und zutreffende Meldung entweder im OSS-Verfahren oder im Rahmen einer lokalen Umsatzsteuermeldung im ausländischen EU-Mitgliedstaat erfolgt.

Sofern die Nutzung eines Warenlagers geplant ist, muss unbedingt vor der ersten Lieferung in das Warenlager eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durch den EU-Mitgliedstaat, in dem sich das Warenlager befindet, erteilt worden sein.

Onlinehändler, die Transaktionen über Marktplätze abwickeln, sollten sich mit den neuen Regelungen für den Verkauf über elektronische Schnittstellen vertraut machen. Diese sind vor allem dann genauer zu beachten, wenn Waren aus dem Drittland eingeführt werden oder ein Onlinehändler außerhalb der EU sitzt, aber innerhalb der EU Lieferungen ausführt.

Adrian Gmelch

Adrian Gmelch ist Tech- und E-Commerce-begeistert. Er betreute zunächst große Tech-Unternehmen bei einer internationalen PR-Agentur in Paris, bevor er für die internationale Öffentlichkeitsarbeit bei Lengow tätig wurde.