10 Tipps, wie Sie Ihren Versand in der Hochphase des Geschäftsbetriebs am besten organisieren

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Es ist ein üblicher Vorgang, dass Unternehmen zu bestimmten Zeiten im Jahr eine Hochphase der Aktivität erleben. Egal, ob dies während der Ferien, am Black Friday, bei Aktivitäten zum Schlussverkauf oder bei einer neuen Produkteinführung der Fall ist, es muss richtig gemanagt werden, damit Sie den vollen Nutzen daraus ziehen können. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Bestellungen pünktlich zu liefern, dann wird der erhoffte Effekt dieser erhöhten Aktivität nicht so positiv ausfallen wie erwartet.

Wie können Sie die Organisation Ihres Auftragsversands am besten vorbereiten und planen, um sich auf den Ansturm in Hochphasen vorzubereiten? Entdecken Sie hier 10 Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Hochphasen an Aktivität zu optimieren.

1/ Bestimmen Sie die einzelnen Schritte in Ihrem Versand- und Lieferprozess

Vielleicht haben Sie schon einmal darüber nachgedacht. In diesem Fall ist es eine gute Idee, die verschiedenen Schritte Ihres Versandprozesses aufzuzeichnen, damit die Konzepte insgesamt gut definiert sind und Ihre Teams sie leicht nachvollziehen können. Das ist vor allem für die Mitarbeiter wichtig, die als Verstärkung einspringen und Ihr Unternehmen nicht im Detail kennen. Wenn Sie darüber noch nicht nachgedacht haben, ist es an der Zeit, das zu tun, sonst werden Sie die Hochzeiten der Aktivität nicht bewältigen können.

Es ist zudem auch empfehlenswert, sich die Frage zu stellen, ob Ihr Versandprozess auf Phasen mit hohem Andrang angepasst ist. Lässt sich das auch genauso umsetzen? Sollte er für die Zeiten, in denen es starke Rabatte gibt, neu überdacht werden?

Versuchen Sie in jedem Fall, jeden der Versandschritte aufzulisten und die dafür benötigte Zeit für die Umsetzung abzuschätzen. Geben Sie für jede Stufe mögliche Zwischenfälle und potenzielle Schwierigkeiten an. Überlegen Sie sich eine Möglichkeit, auf diese zu reagieren, sodass Sie die Zeit für jeden Versand reduzieren können. Der Gewinn von 30 Sekunden ist alles andere als unbedeutend, wenn diese Zeit mit 100 oder 1.000 multipliziert wird!

2/ Bestände für Verpackung und Versand aufbauen

Indem Sie jeden Schritt Ihres Versandprozesses kennen, wissen Sie genau, was Sie für jede Etappe benötigen.

Wenn Sie jeden Schritt Ihres Versandprozesses kennen, dann wissen Sie auch genau, was Sie für jeden Schritt benötigen. Sie müssen unbedingt die notwendigen Materialien bereitstellen, damit Ihnen nicht das Klebeband oder die Kartons ausgehen, wenn der Verkauf anläuft und Sie gezwungen sind, Ihre Lieferungen vorübergehend zu stoppen.

3/ Fristen organisieren und Verzögerungen vorhersehen

Bei der aktuellen Covid-19-Pandemie muss mit Verzögerungen und Zwischenfällen gerechnet werden. Auch wenn die Kunden verstehen, dass es unsichere Zeiten sind, könnte der Anstieg an Verzögerungen zu Enttäuschung und einer Bevorzugung der Konkurrenz führen.

Erkundigen Sie sich nach Verspätungen und Aktualisierungen bei den Logistik- und Transportunternehmen. Sie sind in der Lage, Ihnen die Versandfristen mitzuteilen, um Bestellungen während der Ferienzeiten oder im Schlussverkauf durchführen zu können.

4/ Legen Sie Ihre Lieferstrategie für die Hochphasen der Aktivität fest

Die Versandkosten

Die Ermittlung Ihrer Versandkosten ist das Herzstück Ihrer Lieferstrategie. Sie können sich für kostenlosen Versand, Versandkostenpauschale oder Versandkostenpauschale nach Versandklasse entscheiden. Ein kostenloser Versand kann zwar dazu beitragen, dass ein Interessent zu einem Kunden wird, er kann sich aber auf Ihre Gewinnspanne auswirken. Daher ist eine Kalkulation unbedingt notwendig.

Die Versandkostenpauschale mit Versandklasse ist eine interessante Zwischenvariante, die es Ihnen ermöglicht, einige Kunden nicht zu verschrecken. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kosten zu decken, wenn der Tarif gut kalkuliert ist. Die Versandkostenpauschale hat den Vorteil, dass der Kunde im Voraus informiert und nicht bei der Bezahlung überrascht wird.

Eine beliebte Versandart: die Abholung in der Filiale

Um Verzögerungen zu reduzieren und für mehr Umweltfreundlichkeit zu sorgen, kann es sinnvoll sein, sich für die Abholung in der Filiale zu entscheiden. Die Kunden sparen bei den Lieferkosten und Sie müssen sich nicht um die Lieferzeiten kümmern. Dies ist natürlich nur möglich, wenn der Standort Ihres Unternehmens in der Nähe Ihrer Kunden ist.

Internationaler Versand

Eine internationale Öffnung ist zweifelsohne eine große Chance für ein Unternehmen. Im Hinblick auf den Versand erfordert dies jedoch gute Kenntnisse der Zollvorschriften und der damit verbundenen Steuerregelungen. Daher müssen Sie sich dieser Punkte bewusst sein und dann eine internationale Versandstrategie entwickeln. Es muss ein länderspezifischer Versandprozess definiert werden.

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5/ Berechnen Sie regelmäßig das Gewicht Ihrer Produkte

Es ist in zweierlei Hinsicht von Vorteil, das Gewicht Ihrer Produkte mit einer Paketwaage zu ermitteln. Einerseits kennt der Kunde so die genaue Höhe der Versandkosten, wenn er seine Zahlung vornimmt. Andererseits sparen Sie Zeit, weil Sie es vermeiden können, systematisch Korrekturen an Ihren Versandetiketten vornehmen zu müssen.

6/ Denken Sie daran, Ihre Lieferpolitik zu kommunizieren

Besonders zwei Fragen interessieren Kunden, wenn sie ihre Bestellungen aufgeben: „Wie hoch sind die Versandkosten?” und „Wann wird mein Paket geliefert?”. Um potenzielle Kunden zu überzeugen und die Umsätze anzukurbeln ist es ratsam, die eigenen Versandkosten und Liefermethoden entsprechend zu kommunizieren.

Die Möglichkeiten der Kommunikation sind hierbei vielfältig:

  • eine E-Mail-Kampagne;
  • ein Banner;
  • ein Link zu einem Blogbeitrag, der sich mit diesen Fragen beschäftigt;
  • ein Menüpunkt, der sich der Versandstrategie widmet;
  • ein Post in den sozialen Netzwerken;
  • eine FAQ-Seite etc.

Wenn Sie sich für die Option entscheiden, in Ihrem Online-Shop eine Seite speziell für Ihre Versandrichtlinien zu erstellen, dann sollten Sie die folgenden Elemente integrieren:

  • Versandoptionen;
  • Lieferzeiten;
  • Sendungsverfolgung;
  • Rückgabe- und Rückerstattungsrichtlinie;
  • Internationale Versandkosten (Zoll und Lieferung);
  • Umgang mit beschädigten oder verloren gegangenen Paketen.

Zögern Sie nicht, eine Web-Agentur um Rat zu fragen, wenn Sie diesen brauchen.

7/ Denken Sie über Ihre Rücksendepolitik nach

Trotz all Ihrer Bemühungen, Retouren zu vermeiden, werden Sie definitiv welche haben. Retouren werden im Allgemeinen auf 20 % der Sendungen geschätzt. In den Hochzeiten können sich die Rücksendungen auf bis zu 30 % belaufen. Daher dürfen Sie diesen Punkt nicht vernachlässigen und müssen eine spezifische Strategie für das Retourenmanagement definieren, um einen reibungslosen Abwicklungsprozess zu gewährleisten.

Unabhängig davon, ob Sie die Kosten für die Rücksendung an Ihre Kunden weitergeben, dafür selbst bezahlen oder eine Zwischenlösung finden, es ist ratsam, Ihre Strategie zu kommunizieren. Der Kunde muss wissen, ob Sie Rücksendungen anbieten, ob Sie einen Umtausch akzeptieren und wie hoch die Kosten dafür sind.

8/ Versetzen Sie sich beim Öffnen des Pakets in die Lage des Kunden

So wie die Kosten und die Lieferzeit ausschlaggebende Faktoren für die Kaufabwicklung sind, so ist auch das Auspacken des Pakets wichtig für die Kundenbindung. Ein unzufriedener Kunde wird es nicht versäumen, seine Meinung in sozialen Netzwerken oder in Kommentaren auf Ihren Produktseiten darzulegen und seine Vorbehalte auszudrücken.

Pflegen Sie Ihre Kunden, indem Sie ihnen Proben, ein Dankesschreiben, einen 10 %- Rabatt auf einen zukünftigen Einkauf oder einen Code für kostenlosen Versand im Paket beilegen.

9/ Organisieren der Sendungsverfolgung

Um Ihre Kunden zu vergewissern, dass Sie ein guter Partner sind und um einen großen Kommunikationsaustausch mit ihnen zu vermeiden, sollten Sie Optionen zur Sendungsverfolgung anbieten. Das ermöglicht es den Kunden, dank ihrer Tracking-Nummer autonom zu sein. Wenn wir uns Zeiten wie der Urlaubssaison nähern, ist die Sorge, wann das Paket ankommen wird, noch größer.

10/ Beugen Sie Kundenkommentare und Fragen vor

Trotz all Ihrer Bemühungen, sich vorzubereiten und Probleme vorauszusehen, werden Ihre Kunden unweigerlich Fragen haben. Planen Sie einen schnellen und einfachen Weg, um zu reagieren, damit Ihre Teams in Hochphasen keine Zeit verlieren. Bleiben Sie jedoch verfügbar und erreichbar, damit sich Ihre Kunden ernstgenommen fühlen.

Um den Versand Ihrer Bestellungen in Hochphasen bewältigen zu können, sind die drei Schlüssel zum Erfolg Antizipation, Organisation und Kommunikation. Jetzt sind Sie an der Reihe!

Yves Attias

CEO & Founder der Agentur YATEO